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OversightSystems:如何通过五种商业数据分析法优化商务旅行?

2020-04-05

 
      

关于整个旅游行业如何利用大数据来优化其产品和服务的话题我们已经听了太多。

然而,差旅经理需要定期采取哪些具体措施才能从差旅和费用数据中得出有价值的结论呢?

要对商业数据分析技术加以利用,旅游企业可以采取一个简单、可行的方法,即对支出数据的详细信息进行整体评估和定期检查,得出能反映行为模式的结论,然后提出具体建议来直接改善差旅项目。

T&E(Travel and expense,旅行及费用)通常是公司的第二大酌情支出,在公司总支出中所占的平均比例高达6%。受如今专注于新兴市场的企业环境的影响,这一指标还会继续增长。因此,让每一分预算都花得物有所值是很重要的。

你应该用以下五种商业数据分析方法来优化你的差旅项目:

1. 改变商旅者行为

商业数据分析在这方面能够产生巨大影响。

全球商务旅行协会基金会(GBTA Foundation)近期的一项研究显示,59%的商务旅行者称其在最近的旅行中至少有一项主要旅行费用超支,其中90%是有意识地违反特定的某项差旅费用规定,比如购买机票时选择商务舱而非经济舱,或者在酒店多住一晚。

改变这种行为的最好方式是找出商务旅行者在某个累计时段的行为模式。

你可以考虑每个月分析一次数据,找出公司里最容易造成差旅超支的20个人,然后着重对他们进行监管,并与他们的上司合作,让他们认识到自己的超支行为以及累积的超支金额。

商务旅行者一旦知道这些数据会受到监控,你就会惊喜地发现公司全体员工的表现都有了很大的改变。

2. 开放预订也要管理好预算

开放式预订让商务旅行者有了更多的决定权,相对地,差旅管理人员的控制权减少了,因此只能用“信任,但要核查”的方式来管理合规性和支出。

一般来说,预订交易中存在问题的只占少数,“存在问题的”商旅者更是少之又少。

用分析法找出这些“存在问题的”商旅者,你就能够进行反馈,以改变他们的行为(必要的时候取消他们享受开放式商务旅行的特权)。

结合分析法来实行“信任,但要核查”策略的话,你既能让商务旅行者使用他们选择的工具来进行预订,也能控制成本和减少商务旅行者违反差旅费用规定的情况发生,从而减少差旅管理中的麻烦。

换句话说,你无需让多数人为少数人的不良行为买单,这也是改变商旅者行为的一种方式。

正如前面说过的,一旦商旅者知道他们受人监管,他们整体上的行为就会发生变化。

3. 辨认和管理类别错误的支出

尽管T&E管理系统精简了商旅者对费用进行说明的流程,但选择支出类别的下拉菜单里所给出的选项太宽泛了。

例如,选择“酒店”或“出租车”比输入支出类别要方便得多。当商旅者不小心选错支出类别或者故意选择与旅行预订交易不相关的支出类别时,就会产生麻烦。

遗憾的是,这样的分类错误可能会带来很多不良后果,比如影响上报国税局的可抵扣费用数目,导致开销分配不当和隐瞒不符合公司政策的开支。

4. 处理重复申请

T&E管理系统能够有效阻止商旅者在同一份开支报告中提交两项相同的开支。

然而,如果一项支出重复出现在同一商旅者的多个开支报告中或两名商旅者于不同时段在不同报告中申请同一支出时,事情便有些棘手了。

5. 为公司的反贿赂及反贪污举措提供支持

也许这不是你优先考虑的事情,但分析差旅数据可以对公司的反贿赂和反贪污举措有很大的帮助。

举个例子,你的员工是否会为了招待国外官员而做出一些违规行为,比如带他们去享用一顿奢华的午餐?如果会,那你的公司就可能会被监管部门盯上。

幸运的是,你可以使用数据分析工具来辨别哪些开销有违特定市场中的“常规和惯例”,以保证你的公司的行为都符合规定。

何不考虑一下那些能够助你把大数据化繁为简的分析工具呢?

为了让大数据分析看起来不那么令人生畏并且易于进行,我们开发了一个基于需求的分析工具。差旅管理人员只需简单地上传数据,就能够得到简单易懂并且有价值的分析结果,让一线的非技术人员采取相应措施。

没错,大数据的规模何其庞大,而商业分析又是一项十分令人困惑和具有难度的事情,尤其是对不知从何下手的人来说。

退后一步,从整体上分析数据,再借助正确的工具,你就能轻松地利用所得的数据来得出有价值的结论,获得持续性的改善。这样不仅有益于公司差旅项目的管理,帮助你开展工作,还能从整体上强化公司,影响公司的利润。

(Sylvia 编译)